SISTEMA DE GESTÃO PARA TRANSPORTADORAS

Por que usar sistemas de gestão na logística?

Na logística 4.0, estar de mão dadas com a tecnologia é importante para tornar não só os processos mais fáceis, mas também deixar as mudanças mais leves.

Por mais que algumas empresas ainda escolham seguir uma logística onde tudo é feito de forma manual, essa escolha uma hora cobra um preço.

Ele vem na forma de buracos entre uma operação e outra, atrasos em entregas, desencontro de informações importantes e um dos que mais afetam a gestão: a falta de visão e os gargalos financeiros e operacionais.

Visibilidade

Por que é importante ter visibilidade dentro das operações?

Para responder isso, precisamos primeiro entender que o problema quase nunca é a falta de informações.

Informações são geradas naturalmente a cada entrega, a cada descarga, a cada carregamento, a cada pedido e tantas outras atividades dentro da logística, o problema é não saber o que fazer com esse monte de informações, e por não saber, muitas vezes os gestores acabam ignorando ou achando que não terão tanto impacto no desempenho.

Dentro da logística, nós temos o que chamamos de indicadores de desempenho  ( conhecidos como KPIs ) que basicamente organizam essas mesmas informações citadas, e analisam os números, mostrando de forma objetiva onde estão os problemas dentro de suas operações.

Seja um TMS, um YMS, um WMS ou algum ERP, todos os softwares de gestão ajudam a medir o desempenho de determinadas áreas sem precisar gastar tempo com planilhas, papéis ou operadores para coletar e organizar os dados.

É um braço direito dentro da logística, te auxiliando de forma automatizada e sem a dependência constante de terceiros.

Economia e produtividade

Pesquisas apontam que 85% dos gestores ainda utilizam tecnologias antigas (isso quando não são processos puramente manuais) e apenas 5% automatizam suas operações.

Isso mostra o quanto ainda é possível evoluir dentro da logística, já que com uma porcentagem tão baixa abraçando as novas tecnologias, já temos melhorias que há alguns anos ninguém imaginava.

Isso impacta diretamente na economia da empresa.

Saber onde estava o gargalo e quanto tempo os motoristas levavam entre uma operação e outra, já fornecia uma precisão bem maior para os gestores identificarem onde exatamente precisavam agir.

Em uma transportadora que possui uma frota grande de mais de cem veículos, não ter esses indicadores nas mãos nos momentos necessários, resulta em uma perda de dinheiro enorme.

Isso varia desde multas pelo excedente nas horas em que motoristas passam rodando (que geralmente quem tem que arcar são os clientes), até o gasto operacional excessivo pela falta de planejamento, como rotas desnecessárias, consumo de combustível e o risco de roubo de cargas em áreas de trajeto perigosas.

2 → YMS

YMS ou Sistema de Gestão de Pátio é um software de monitoramento, agendamento e controle de logística. Uma solução digital criada para empresas que precisam modernizar o monitoramento do setor

Para que serve e como usar?

É utilizado por indústrias de diversos segmentos, por ser um modelo de gerenciamento que consegue se adaptar a diferentes setores e necessidades de mercado.

Na prática, o YMS atua especificamente na Gestão de Pátio e dá ao gestor uma visão completa de toda a movimentação desde a chegada de um veículo na portaria (check-in) até a sua liberação (check-out).

Embora cada YMS tenha suas particularidades e algumas funções possam mudar de nome de um produto para o outro, todos compartilham uma mesma função que é ajudar a gerir o pátio e todas as suas operações.

Nesse software um dos principais diferenciais é a organização e o agendamento das docas.

Nessa funcionalidade as transportadoras podem agendar o carregamento ou descarregamento dos veículos, dando previsibilidade total ao gestor.

Digamos que sua operação possui 15 docas e há 30 veículos agendados para um período.

Como você já tem o agendamento dos fornecedores é possível antecipar necessidades e deslocar equipes entre as docas.

O agendamento digital é essencial para evitar gasto de tempo com telefonemas ou e-mails desnecessários. Você consegue atuar pontualmente no que merece a sua atenção.

Benefícios

Como já deve ter percebido, um dos principais benefícios de um software desse tipo é ter nas mãos tudo que é necessário para prever a chegada e a saída de veículos do pátio.

Isso traz benefícios como:

• fim das filas de caminhões do lado de fora;
• com o fim das filas, vem o fim da preocupação com multas pela Legislação;
• economia de tempo e, consequentemente, de dinheiro;
• aumento da produtividade;
• controle da agenda de entregas e recebimentos;
• comunicação em tempo real com os motoristas, via aplicativo.

3 → TMS

Podemos definir o TMS como Sistema de Gestão de Pátio , suprindo todas as necessidades associadas a eles.

Por isso, o sistema de gestão de transportes é fundamental para que a operação tenha êxito para trazer e levar cargas do ambiente interno da empresa para os pontos de distribuição e vice-versa.

Para que serve e como usar?

Além de gerenciar a frota de veículos, te dá o controle de informações importantes relacionadas ao transporte, como fretes, gestão de despacho, as entregas, rastreamento de cargas, custos, e vários outros aspectos.

A emissão de documentos necessários para o transporte de cargas, como CTe e MDFe também é feita por ele.

No TMS geralmente temos dashboards que possibilitam o monitoramento de todo tipo de informação relacionada ao transporte de cargas.

Nele, você visualiza coisas como:

• coletas em execução;
• entregas pendentes;
• embarques;
• entregas confirmadas;
• motoristas ativos;
• faturas em aberto.

Assim como o YMS, o TMS te dá total controle sobre aquilo que ele propõe, que nesse caso é o transporte de mercadorias.

Benefícios

Alguns benefícios da ferramenta:

• planejamento adequado;
• operações otimizadas;
• aumento da rentabilidade;
• monitoramento do frete;
• maior segurança;
• ajuda no controle de estoque.

A SAP atua na área da logística com softwares de gestão, e um deles que tem grande peso no mercado é seu TMS.

4 → WMS

O  Sistema de Gestão de Armazéns melhora a gestão e controle das tarefas a serem desempenhadas pela equipe, fazendo com que toda a operação seja melhor aproveitada, gerando mais economia de tempo e de recursos.

Para que serve e como usar?

É importante observar que os novos modelos de WMS não possuem regras fixas, e permitem que as empresas adaptem o software para seu próprio jeito de gerenciar o estoque.

Quaisquer mudanças na gestão podem ser configuradas no software, garantindo a flexibilidade de processos no futuro.

A gestão dos armazéns está em constante alteração e os armazéns precisam oferecer novos serviços, principalmente quando se refere a devoluções e packing, que envolve o processo de embalagem do produto a ser comercializado.

É aí que entra a gestão dos recursos que um WMS promove. Ela permite calcular a quantidade dos recursos e atribuir as tarefas com base nos pedidos.

Benefícios

Entre os benefícios da ferramenta, estão:

• aumento de produtividade nas atividades operacionais (controle e uso de materiais) e administrativas (informações);
• redução de custos;
• indicadores de desempenho;
• dados fornecidos em tempo real;

Desenvolvido com base na necessidade de otimizar o fluxo de informações e estocagem dentro de um Centro de Distribuição, o software possui uma arquitetura flexível e altamente customizável.

Ele se adapta à companhia e não tem custos nos upgrades de versões destinadas a cada cliente.

Sendo uma empresa de software voltada para a gestão de negócios, a Conta Azul também possui um WMS.

Sendo completamente online, possui uma função de alimentação automática de estoque, podendo cadastrar produtos e realizar inventários de forma intuitiva.

Tem como foco as micro e pequenas empresas.

5 → LMS

A Logistic Management System ou Sistema de Administração Logística em português, consiste em uma ferramenta composta por outros sistemas de gestão em um mesmo software.

Para que serve e como usar?

Geralmente, a LMS une dois principais processos de gerenciamento logístico – armazenamento e transporte – de forma integrada, automatizada e contínua.

Isso torna toda a administração desses setores algo prático e fornece uma visibilidade mais ampla das operações.

Nesse sistema, as bases de dados são unificadas e as informações de cada processo são utilizadas para alimentar o próximo.

Na LMS, alguns módulos são integrados e conectados:

• Pedidos
• Gestão de Estoque
• Planejamento de transporte
• Administração de armazém
• Analítica
• Logística Reversa

Benefícios

Alguns benefícios da ferramenta:

• controlar precisão de estoque;
• visibilidade total de todos os movimentos das operações;
• redução do tempo de viagem dos motoristas;
• mais precisão nos pedidos;
• maior precisão dos pedidos;
• controlar o estoque de vários clientes em um mesmo armazém;
• informação inteligente.

Exemplos

6 → ERP

O ERP é um sistema de  de Gestão Empresarial  que centraliza todas as informações de todos os departamentos da empresa em um só lugar.

Isso deixa todo o fluxo logístico mais orgânico, fazendo com que tudo funcione em conjunto.

Para que serve e como usar?

Um exemplo de como um ERP contribui para o controle e organização da logística de uma empresa é na área financeira.

Com esse software de gestão integrado, você tem muito mais controle sobre os dados financeiros, facilitando o monitoramento de cada processo, rendimentos e evitando fraudes.

Benefícios

Alguns benefícios e características da ferramenta que auxiliam na gestão logística da empresa:

• centralização de dados;
• organização e registro de dados;
• integração entre vários setores e departamentos;
• rápido e prático de acessar informações necessárias para tomadas de decisões;
• gestão de pessoas;
• permite gerenciar os projetos da sua indústria.

Como a empresa diz, o software atende as principais operações da loja, como a função de coordenar pedidos com parceiros internos e externos, manter o equilíbrio do estoque, através da padronização do cadastro de produtos.

Também repõe suprimentos e absorve os processos financeiros e contábeis, garantindo a eficiência fiscal dessas práticas.

7 → CRM

Traduzido como Gestão de Relacionamento com o Clientes é o método de gerir a relação com o cliente,  tem o objetivo de centralizar todo o contato com ele, também tornando o cliente o centro de todas as ações.

Para que serve e como usar?

O CRM armazena todas as informações coletadas de cada cliente potencial ou atual, como endereço, e-mail de contato e telefone.

Além disso, todas suas ações de contato com a empresa, também são registradas e suas informações são transformadas em dados para uso interno e para compor estatísticas, estratégias e métricas.

Um exemplo prático é quando a empresa atende por e-mail e telefone.

Com um CRM, o histórico detalhado de todos esses contatos com um possível cliente que tenha se interessado, fica registrado, servindo de apoio para traçar novas ações de venda, de marketing, saber onde e quando investir para atrair mais clientes e é claro, saber onde melhorar.

Benefícios

Alguns benefícios que ferramentas desse tipo trazem:

• antecipar a demanda;
• estreitar o relacionamento com o cliente;
• otimizar o tempo investido;
• rastrear de forma ativa as informações dos clientes;
• fornece recomendações e insights;
• captura de forma inteligente o e-mail dos clientes;
• o armazenamento em nuvem torna de fácil acesso os dados coletados por todos;

Exemplos

No mercado, temos vários CRM’s disponíveis, mas alguns deles têm grande destaque.

8 → Sistema de Rastreamento

Se enquadrando mais em técnicas de rastreio do que necessariamente em softwares específicos, o rastreamento de cargas é hoje uma das principais necessidades dentro da logística.

A prática não se limita a uma ou outra atividade.

Dentro do pátio, por exemplo, podemos monitorar ativos (qualquer objeto físico) com o uso doa sua tecnologia, enquanto para atividades externas os caminhões podem ser rastreados com o uso de um TMS .

Para que serve e como usar?

Existem quatro formas de rastreamento muito utilizadas hoje em dia, cada uma com sua característica própria.

Radiofrequência

Se baseia no uso das antenas de rádio (espalhadas por todo o território nacional). É feita uma triangulação do sinal captado por essas antenas, revelando a localização de interesse (nesse caso, do veículo com a carga).

Vantagem: alcança ambientes fechados como túneis e galpões, sendo de extrema utilidade para transportadoras.

GPS

Muito mais comum para o nosso dia a dia, o GPS também é de grande importância no rastreio de mercadorias.

O Sistema de Posicionamento Global, utiliza como suporte um conjunto de 24 satélites espalhados ao redor do planeta, o que faz com que independente de onde o veículo esteja, haverá ao menos 4 satélites disponíveis para rastreá-lo.

Para usá-lo, é instalado um aparelho que faz uso do sinal GPS dentro do veículo, coletando as coordenadas da localização e repassando para a transportadora.

Vantagem: o alcance – literalmente – global da localização.

RFID ou Radio-Frequency Identification

Traduzida como Identificação por Radiofrequência, se assemelha um pouco à radiofrequência citada ali em cima, mas com alguma particularidade.

Uma etiqueta de identificação é fixada no produto que precisa ser rastreado, essa etiqueta emite uma onda que chega até a antena e repassa as informações sobre a mercadoria.

O leitor converte o sinal de ondas de rádio do RFID para informações digitais, o que agiliza muito o rastreio da mercadoria.

9 → Gestão de Frotas

Embora você possa pensar que isso se parece muito com um TMS por ambos terem contato com os veículos e seus monitoramentos, o Sistema de Gestão de Frotas difere por tratar exclusivamente da parte operacional dos veículos.

Para que serve e como usar?

Ao utilizar um Sistema de Gestão de Frotas, você tem indicadores precisos sobre o estado de cada veículo, o controle sobre a manutenção da frota inteira e saberá exatamente como evitar situações que possam atrapalhar ou até mesmo deixar em desuso, um veículo da sua frota.

Benefícios

Algumas características do sistema:

• gestão da bomba interna;
• auditoria;
• lançamento de notas fiscais;
• gerenciamento de combustível;
• controle máximo de abastecimento da sua frota;
• Gerencie os principais documentos da frota, com ipva, seguro, multas, entre outros.

Exemplo

10 → Sistema de Roteirização

O sistema de roteirização é um software que auxilia as empresas a definirem as melhores rotas para fazer suas entregas.

Para que serve e como usar?

O Roteirizador ou Sistema de Roteirização tem como principal objetivo dar ao gestor alternativas melhores de como utilizar as rotas disponíveis.

Isso evita problemas de atraso, melhora a segurança da carga transportada (uma vez que existem áreas de difícil acesso e outras onde o roubo de cargas é comum).

Além disso, também é possível obter uma precisão maior quanto aos gastos, pois ele cruza dados coletados sobre a frota e sobre a rotina de entregas, mostrando gargalos na operação e se é viável ou não, adquirir ou abrir mão de determinados veículos.

Benefícios

Alguns benefícios da ferramenta:

• atende aos horários de entregas;
• gera satisfação ao cliente;
• aumenta a segurança da carga;
• aumenta a produtividade;
• economia de tempo e dinheiro;
• documentação digital.

Exemplos

11 → Sistema de Controle de Temperatura

O Sistema de controle de Temperatura ajuda manter a qualidade das cargas e consequentemente, garantir uma boa experiência tanto da parte de quem entrega, quanto da parte de quem receberá os produtos.

Para que serve e como usar?

Quando se tem mercadorias delicadas e perecíveis e que ainda necessitam de uma temperatura específica para guardá-las (geralmente uma baixa temperatura), é necessário um sistema que mantenha esse controle ativo, com monitoramento da temperatura durante toda a viagem, em tempo real.

Nesse caso, para garantir que a mercadoria não estrague, além do refrigeramento adequado, é necessário um sistema que meça e repasse esses dados aos responsáveis pelo transporte (motoristas e possíveis outros operadores que acompanhem a viagem).

Benefícios

Principais benefícios das ferramenta:

• mantém a integridade da mercadoria;
• garante a satisfação do cliente no final da jornada de entrega;
• aumenta a confiança do trabalho no mercado logístico.